Para cualquier contable y para cualquier trabajador desplazado, la nota de gastos es una auténtica tortura. Cuando una empresa tiene comerciales o técnicos desplazados, tiene que pagarle los gastos.
Normalmente lo hace dándole una tarjeta de empresa o mediante la entrega de una cantidad de dinero, que después tiene que justificar aportando los tiques y facturas y la correspondiente nota de gasto, en la que se detalla la cantidad y el lugar del gasto.
Esto es una doble tarea administrativa: para el que tiene que justificar y para el responsable que controla el gasto. Además, después termina en el departamento de contabilidad que tendrá que hacer los asientos pertinentes.
Todo este trasiego de papeles y de ficheros Excel se convierte en una tarea tediosa y compleja que todo el mundo termina odiando.
Para solucionar esto, desde hace algunos años existen en el mercado soluciones como Expensya, que simplifican y agilizan toda esta tarea.
Se trata de una tecnología de reconocimiento inteligente que promete escanear y extraer toda la información de una factura en solo cinco segundos. Todo el proceso se realiza de forma digital, sin tener que entrar ni un solo dato a mano.
Este software está dotado de un potente OCR que permite:
- Extracción de los datos fiscales y contables necesarios de cada factura en papel
- Convertir todos los tiques y facturas a formato PDF, evitando así la manipulación y archivo de papel.
- Procesamiento de facturas recibidas por e-mail. Todas las facturas que los proveedores envían por esta vía serán escaneadas por este software y no será necesario introducir ningún dato manualmente.
La aplicación es multiplataforma, funciona tanto en app móvil -Android o IOS- como en cualquier navegador web.
Al tener toda la información digitalizada en la aplicación, esta estará a disposición de todos los departamentos implicados (comercial, técnico, administración, gerencia) y se permite la validación múltiple de los informes de gastos.
La gestión del IVA es más fácil con Expensia, ya que su potente OCR permite extraer los distintos dipos de IVA aplicado a las bases imponibles correspondientes.
El software de Expensia se integra perfectamente con el software contable o ERP que utilice en su empresa. No será necesario mecanizar dos veces los datos, sino que se hará un volcado automático de la información al software de gestión que use el departamento contable.
Con Expensya se tiene un seguimiento en tiempo real de la información de gastos, ya que estará en línea desde el momento en el que se escanee el documento, y a disposición de todos los departamentos implicados.
Otra gran ventaja que tiene Expensya es que este software está homologado por la Agencia Tributaria. En el momento que el documento de gasto esté escaneado, se puede tirar puesto que es válido el pdf que se genera. Con esto se ahorra el archivo y custodia de toneladas de papel. Las copias digitalizadas de Expensya tienen validez legal.
Además de todas estas ventajas, Expensya es multidivisa (se puede utilizar en diferente países a la vez), multilingüe (algo muy interesante si tenemos personal de diferentes nacionalidades o delegaciones en el extranjero) y multisociedades (con una misma aplicación podemos controlar los gastos de diferentes empresas).
