Facturae: plantillas y modelos de factura listos para usar

La digitalización de la gestión empresarial es una realidad más que evidente en España. Y entre las diferentes herramientas e iniciativas impulsadas por la Administración pública para automatizar los procesos y combatir el fraude, hay un concepto que es el que resuena con más fuerza en los departamentos de contabilidad de autónomos y pymes. Nos referimos a la factura electrónica. Sin embargo, aún existen dudas razonables entre los empresarios cuando se habla sobre los formatos obligatorios y la complejidad técnica que su implementación conlleva. 

Por eso para facilitar esta transición y evitar errores que puedan acarrear sanciones o retrasos en los cobros, conviene hacer uso de algunas herramientas preparadas para ello. Porque disponer de plantillas optimizadas y un modelo de factura para rellenar que sea compatible con los estándares oficiales, además de ahorrar horas de trabajo administrativo, también blinda a las empresas ante las exigencias de Hacienda. Tomando esto en consideración, a continuación, te contaremos las claves del formato oficial de la administración y cómo puedes simplificarlo al máximo en tu día a día. 

¿Qué es el formato Facturae y a quién aplica? 

A estas alturas, todavía hay personas que creen que cualquier documento digitalizado, como puede ser un archivo PDF enviado por correo electrónico, constituye una factura electrónica válida para todos los organismos. Pero la realidad es que la normativa española establece distinciones muy claras. De hecho, en enero de 2015 se determinó que todas las sociedades mercantiles que tributan en España y emiten facturas a las Administraciones públicas tienen la obligación legal de presentarlas en el formato Facturae 3.2. 

Este destaca por ser, en esencia, un archivo de texto estructurado que define cada uno de los campos del documento siguiendo las estrictas normas del lenguaje XML. A diferencia de un PDF, que está pensado para ser leído por un ojo humano, el formato XML está diseñado específicamente para ser procesado de forma automática y masiva por los ordenadores y sistemas de gestión pública. 

Ahora bien, al trabajar con el formato Facturae, el usuario se encuentra con dos tipos de extensiones de archivo bien diferenciadas: 

• Los archivos con extensión .XML: documentos que contienen toda la información estructurada de la factura, pero que todavía no han sido firmados digitalmente. 
• Los archivos con extensión .XSIG (XML Signed): documentos idénticos a los anteriores, pero que incorporan la firma electrónica del emisor al final del archivo. 

Este matiz es muy importante, ya que las Administraciones requieren obligatoriamente que todas las facturas enviadas estén firmadas para poder otorgarles plena validez legal y proceder a su tramitación y pago. 

• Las ventajas de utilizar plantillas y modelos listos para usar 

Como te podrás imaginar, intentar generar un archivo XML o XSIG de forma manual, picando códigos o rellenando etiquetas de texto en un editor básico, es una tarea titánica y propensa a fallos informáticos que invalidarían el documento al instante. Por esa razón, el uso de plantillas informáticas y soluciones automatizadas se ha convertido en la opción preferida de los autónomos y empresarios. 

• Eliminación de errores de cálculo 

El uso de modelos de factura para rellenar integrados en el software de gestión elimina por completo la necesidad de realizar fórmulas manuales en Excel. El sistema se encarga de calcular automáticamente las bases imponibles, aplicar los porcentajes correspondientes del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y desglosar los totales con absoluta precisión, previniendo posibles descuadres contables. 

• Cumplimiento normativo garantizado 

Estas herramientas profesionales ofrecen modelos de factura que se actualizan de forma automática ante cualquier modificación de la Ley, asegurando que todos los campos obligatorios exigidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) como fechas, series numéricas coherentes, NIF y retenciones, estén perfectamente cumplimentados. 

• Agilidad y profesionalidad en la imagen de marca 

No podemos olvidar que una factura también es una carta de presentación para tus clientes. Las plantillas predefinidas permiten estructurar la información de un negocio de manera limpia, ordenada y profesional. Además, la automatización facilita el expedir, firmar y descargar el documento en cuestión de segundos, acelerando de forma directa el circuito de cobro. 

Guía práctica para generar facturas en formato Facturae 

Dependiendo de la situación fiscal de cada negocio frente a los nuevos sistemas de control de la Agencia Tributaria, el proceso informático para obtener un archivo válido varía levemente. 

- Opción A: a través del sistema Verifactu 

Si tu negocio opera bajo el paraguas del sistema de remisión en tiempo real Verifactu, los pasos para expedir tu factura electrónica son los siguientes: 

• Configuración previa: debes activar la modalidad Verifactu en tu perfil del software de gestión y, si necesitas que el documento vaya firmado, subir tu certificado digital vigente. 
• Cumplimentación estándar: rellena los datos de la factura de manera habitual, incluyendo los datos del cliente, conceptos e importes. 
• Inclusión de los datos públicos: antes de guardar el documento definitivo, pulsa sobre la opción "Informar campos Facturae y crear". Inmediatamente se desplegará una ventana emergente donde debes introducir los códigos específicos de la Administración. Es fundamental que realices este paso antes del guardado, ya que una vez sincronizada la factura con Hacienda no se podrá editar. Finaliza haciendo clic en "Guardar y crear". 
• Descarga del archivo: accede al registro de facturas emitidas y pulsa sobre el icono "Exportar Facturae" para obtener tu archivo listo para su presentación. 

- Opción B: si tu negocio está en el sistema Exento 

Para aquellos negocios exentos del sistema Verifactu (por ejemplo, aquellos adscritos al SII, sujetos a TicketBAI en el País Vasco o no obligados a emitir ciertos tipos de facturas), el procedimiento se simplifica: 

• Asegúrate de tener configurado tu certificado digital si requieres la firma electrónica. 
• Crea la factura de forma normal introduciendo los datos del servicio. 
• Una vez registrada, dirígete al listado de facturación y haz clic en el botón de "Exportar Facturae". 
• Completa el formulario específico con los datos administrativos solicitados y pulsa en "Guardar y descargar" para almacenar el archivo en tu dispositivo. 

Contasimple: un sistema de facturación profesional, rápida y adaptada a la ley 

Si estás buscando centralizar todas estas obligaciones en una única plataforma que sea intuitiva y que no presente complicaciones técnicas, que sepas que los expertos recomiendan utilizar la plataforma contasimple.com. Desarrollado por la prestigiosa compañía CEGID, este software en la nube está pensado específicamente para simplificar el día a día de los negocios, permitiendo gestionar los cobros, rellenar los impuestos y emitir documentos sin errores desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sin necesidad de descargar complejos programas. 

Para ello, Contasimple pone a disposición de los usuarios un generador de facturas profesionales gratuito con el que es posible diseñar y cumplimentar un documento en un par de clics, manteniendo un riguroso control de la numeración y el estado de los cobros. Ya sea para una facturación puntual o para programar recibos recurrentes, esta herramienta se ajusta a tus necesidades particulares con planes que van desde su modalidad gratuita sin límite de uso ni tarjetas de crédito, hasta opciones avanzadas, garantizando que tu facturación marche siempre sobre ruedas y en perfecto cumplimiento con la ley vigente. 

Así que, ¿qué estás esperando? Atrévete a probar hoy mismo una herramienta que te ofrece plantillas y modelos de factura listos para usar y ve cómo mejora tu operativa diaria en cuestión de segundos.