A veces, la jornada laboral termina y resulta difícil explicar en qué se ha invertido el tiempo. Correos, llamadas, breves conversaciones. Todo parece estar relacionado con el trabajo, pero ese informe importante sigue sin redactar. Entonces resulta útil analizar el propio proceso de trabajo. ¿En qué momentos hay que esperar? ¿Qué hay que rehacer? ¿Qué hábitos impiden terminar lo que se ha empezado?
1. Elabora un plan con ayuda del diagrama de Gantt
Supongamos que un equipo está preparando un seminario para clientes. Un empleado se pone de acuerdo con los ponentes. Otro crea la página de inscripción. Mientras no se haya aprobado el programa, es demasiado pronto para enviar las invitaciones.
Un diagrama de Gantt muestra el orden y los plazos de estas tareas. Cada tarea se representa con una barra en una escala de tiempo. Las dependencias indican qué debe estar listo antes de la siguiente etapa.
Si buscas en internet plantilla diagrama de Gantt Excel gratis, en esta página hay una opción gratuita para descargar. Introduce tus tareas, plazos y responsables. Comenta las fechas con tus compañeros antes de dar el plan por definitivo. Después, vuelve a consultarlo a medida que avanza el trabajo.
2. Decide qué tienes que terminar hoy
No todos los correos nuevos son más importantes que aquello en lo que ya estás trabajando. Pero son los correos los que a menudo determinan en qué nos ocupamos.
Por la mañana, elige una tarea que sea imprescindible terminar. Puede tratarse de acordar un presupuesto o de enviar una propuesta al cliente. Las demás tareas permanecen en la lista, pero ahora tienen un orden.
Si tu jefe añade una tarea urgente, aclara qué se puede posponer. De lo contrario, todos los plazos seguirán siendo los mismos, aunque haya más trabajo.
3. Anota la acción inmediata
Es difícil empezar a trabajar con un punto como «actualizar la página web». No queda claro cuánto tiempo llevará ni por dónde empezar. En cambio, «recopilar comentarios sobre la página de precios» ya es algo que se puede hacer.
Divide las tareas grandes hasta que quede claro cuál es el primer paso. No es necesario anotar los pasos más pequeños. Dudo que alguien necesite una tarea específica como «abrir un documento».
Por cierto, antes de hacer un descanso, deja una breve nota sobre dónde te has quedado. También si has tenido que interrumpir el trabajo por una llamada urgente. Después será mucho más fácil retomarlo.
4. Agrupa las tareas pequeñas en bloques separados
Revisar el correo, responder al proveedor, contabilizar los gastos, volver a abrir el correo. Cada acción lleva poco tiempo, pero todas se intercalan constantemente en el trabajo principal. Intenta durante unos días responder a los correos habituales en un horario concreto. Por ejemplo, después del primer bloque de trabajo y antes de comer. Las llamadas a los proveedores también se pueden agrupar, preparando las preguntas con antelación.
Por supuesto, en el servicio de atención al cliente esto no siempre será posible. Por eso, primero ponte de acuerdo con tus compañeros sobre cómo se gestionarán las consultas urgentes. Si se considera urgente cualquier mensaje, el horario no funcionará.
5. Reserva las mejores horas para el trabajo complejo
A algunas personas les resulta más fácil escribir por la mañana. A otras, después de comer, cuando la oficina está más tranquila. Obsérvate durante unos días. ¿A qué hora te salen mejor las cuentas? ¿Cuándo te resulta más fácil entender una tarea desconocida?
Siempre que puedas, dedica esas horas al trabajo que requiera atención. Probablemente no puedas cambiar todas las reuniones, pero una sola hora libre puede ser útil. Abre con antelación los archivos necesarios y desactiva las notificaciones. Si te pasas media hora buscando datos, casi no te quedará tiempo para la tarea en sí.
6. Acuerda qué resultado se necesita
A veces resulta frustrante dedicar medio día a un informe detallado y descubrir que a tus compañeros solo les hacía falta una tabla con las cifras finales. Y eso que nadie se equivocó en los cálculos. Simplemente, cada uno entendió la tarea de forma diferente.
Antes de empezar a trabajar, conviene aclarar:
- Qué es exactamente lo que hay que preparar.
- Quién va a utilizar el resultado.
- Quién lo revisará y cuándo.
Si la tarea es nueva, muestra un pequeño fragmento o un borrador. En esta fase, las correcciones saldrán más baratas. Para las tareas recurrentes, guarda un ejemplo que haya funcionado bien. Así no tendrás que volver a discutir los requisitos cada vez.
7. Comprueba si es necesaria una reunión
Si durante media hora cada uno se limita a leer su lista de tareas completadas, prueba a proponer un informe por escrito. Así no hace falta reunir a todo el mundo a la vez. Las preguntas de aclaración se pueden tratar por separado.
Es aconsejable reservar la reunión para llegar a un acuerdo o tomar una decisión. En la invitación, indica el tema concreto y adjunta la documentación pertinente. Así, los asistentes acudirán para debatir las opciones y no para conocer el problema por primera vez.
Antes de terminar, anota quién se encarga de qué a partir de ahora. Dentro de una semana, esas pocas líneas resultarán más útiles que un resumen detallado de toda la conversación.
8. Guarda plantillas para las tareas recurrentes
Para una carta estándar a un cliente, basta con preparar un buen texto una sola vez. Después solo habrá que cambiar los detalles. Se puede hacer lo mismo con las propuestas comerciales, los informes y las listas de documentos.
Guarda la plantilla en blanco separada de los archivos finales. De lo contrario, corres el riesgo de enviar a un nuevo cliente un nombre equivocado o un precio antiguo. Es mejor resaltar desde el principio los campos que hay que rellenar.
Si todo el equipo utiliza la misma plantilla, ponte de acuerdo con tus compañeros sobre dónde se guarda la versión actualizada. Tener cinco archivos similares en carpetas diferentes hace que esa ventaja se pierda rápidamente.
9. Haz pausas a lo largo del día
Cuando tienes que leer la misma línea varias veces, puede que necesites un descanso. Es mejor hacer una pequeña pausa antes de llegar a ese punto.
Levántate, da un paseo, aparta la vista de la pantalla. Los mensajes de trabajo en el móvil pueden esperar. La duración y la frecuencia de los descansos deben adaptarse a tu trabajo. Si atiendes a clientes, habla de antemano con tus compañeros para ver quién puede sustituirte durante ese tiempo.
10. Deja margen para los imprevistos
En la planificación, a menudo se olvidan los imprevistos. Alguien llama, un archivo no se abre o una aprobación lleva más tiempo de lo previsto. Si todo el horario está ocupado, tendrás que aplazar otras tareas.
Deja huecos libres. Al final de la semana, fíjate en qué has empleado ese tiempo y cuántas tareas has tenido que aplazar. Esto te proporcionará una base más precisa para el siguiente plan.
Si llevas semanas sin poder terminar el trabajo dentro de tu jornada, habla de la carga de trabajo con tu superior. Quizás haya que reducir el volumen de trabajo, ampliar los plazos o incorporar a otro empleado.
Empieza por lo que más te dificulta el trabajo: las interrupciones, los plazos poco claros o las tareas que hay que rehacer. Prueba uno de estos consejos durante unos días. Después, comprueba si has conseguido terminar lo previsto con menos esfuerzo.
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